這篇文章(zhang)是寫給(gei)初入職場的新人(ren)看的，希望對大家有用。

　　熟悉我(wo)的人會(hui)知道，我(wo)先后做過公(gong)關、廣告、互聯網。這幾個(ge)行業，全都是(shi)以“忙”著(zhu)稱的。忙到什么程度呢？打開三四十(shi)個(ge)標簽(qian)頁，在五六個(ge)Office之間切換，吃(chi)午(wu)飯(fan)(fan)時也要對著(zhu)電腦，一天下(xia)來(lai)才發現(xian)自己一杯水都沒喝(he)，都是(shi)家常便飯(fan)(fan)。

　　在這(zhe)種環境下，像我這(zhe)么(me)懶的人，當然(ran)會想各種辦(ban)法來節省時(shi)間。

　　今天要分享的(de)(de)，就是從實戰中總結出來的(de)(de)，能確切可行節省工作和學(xue)習時(shi)間(jian)的(de)(de)一(yi)些小(xiao)竅門(men)。

　　一、建立專屬信息庫

　　我敢保證(zheng)，你每天的日(ri)常工作(zuo)和學習當中，一定有許多(duo)時間，浪費在來回搜尋(xun)信息(xi)上面。

　　什么(me)信息呢？比(bi)如QQ里(li)和(he)同事的(de)(de)某段對(dui)話、微信里(li)面領(ling)導的(de)(de)一(yi)段要求、郵件里(li)面的(de)(de)一(yi)段文字、藏在多層路徑下面的(de)(de)某個文件……它(ta)們總是在你(ni)最緊急(ji)、最需要的(de)(de)時(shi)候藏起來，讓你(ni)花一(yi)番力氣去找。不但浪費時(shi)間，也常常影響心情(qing)。

　　如果你經常(chang)有這(zhe)樣的(de)困擾，那可(ke)以試試這(zhe)個(ge)方法(fa)：建立一個(ge)專屬的(de)信息庫。

　　無論是聊天記(ji)錄、郵件(jian)內容，還是工作安排、項目反饋，抑或是突(tu)然產(chan)生的(de)靈感(gan)，或者從網上看到的(de)有價值(zhi)的(de)案例、知(zhi)識(shi)，都可以往里面一丟，需要的(de)時候，打開它，直接查(cha)找即可。

　　你可(ke)以用任何筆記(ji)軟(ruan)件來建立這個信息庫。我的建議是(shi)利用Onenote或(huo)者印象筆記(ji)。當然，為知筆記(ji)、有道云筆記(ji)之(zhi)類，也是(shi)可(ke)以的。

　　在筆(bi)記軟件里，按照你(ni)負責的(de)項目(mu)，新建一(yi)個筆(bi)記本(ben)。然后，所有跟這個項目(mu)相關(guan)的(de)一(yi)切信息，都可以放(fang)進這個筆(bi)記本(ben)，再起一(yi)個易于辨認的(de)名字即可。

　　比如：你(ni)和同(tong)事討(tao)論(lun)一個(ge)原型，他提(ti)了很多(duo)有意思(si)的(de)看法。聊完之(zhi)后(hou)，為了避免忘記(ji)(ji)，你(ni)就(jiu)可以(yi)直接(jie)把聊天記(ji)(ji)錄復制出來，在筆記(ji)(ji)本里新建一頁筆記(ji)(ji)，命名為“06.19與(yu)XXX關(guan)于XX原型第二(er)版的(de)討(tao)論(lun)”即可。

　　或者，你(ni)(ni)是一名文案，那么，可(ke)以(yi)直接(jie)新(xin)建一頁(ye)筆記，把平時在網上(shang)搜集到的(de)案例放進去，再(zai)寫上(shang)來源(yuan)和自己的(de)想(xiang)法。當你(ni)(ni)沒有靈(ling)感的(de)時候，打開看看，立刻可(ke)以(yi)為你(ni)(ni)提供大量(liang)的(de)創(chuang)意參(can)考。

　　更重要(yao)的(de)，可(ke)以(yi)把所有的(de)工(gong)作流(liu)程、規范，甚至是生活的(de)備忘錄都放進去。比如“5號電(dian)池在門(men)口第(di)二(er)個柜子(zi)里”、“充電(dian)器在臥室(shi)書架下面(mian)的(de)箱子(zi)里”、“身份(fen)證在衣柜下面(mian)的(de)抽(chou)屜第(di)二(er)層(ceng)”……平時(shi)(shi)或(huo)許感覺不到，但在急需的(de)時(shi)(shi)候，絕對(dui)可(ke)以(yi)為你節省大量的(de)時(shi)(shi)間和(he)精(jing)力(li)。

　　使用這個方法，最重要的(de)，是一定要堅持平時(shi)(shi)的(de)積累和記(ji)(ji)(ji)錄。最好是設置為開機啟(qi)動(dong)，配(pei)合(he)相應的(de)插(cha)件(jian)和快速啟(qi)動(dong)方式（比如印象筆記(ji)(ji)(ji)的(de)“剪藏”、Onenote的(de)“新建快速筆記(ji)(ji)(ji)”），務求第一時(shi)(shi)間將信息記(ji)(ji)(ji)錄入筆記(ji)(ji)(ji)中。

　　為什么要(yao)匯總一個唯(wei)一的(de)入口呢(ni)？因為，這(zhe)樣不但可(ke)(ke)以(yi)減少記(ji)(ji)憶(yi)的(de)難度，節省我們的(de)認(ren)知(zhi)和(he)記(ji)(ji)憶(yi)資源，而且可(ke)(ke)以(yi)使工作(zuo)和(he)學(xue)習(xi)變得簡潔高效：當你(ni)再也不用把精(jing)力花在記(ji)(ji)憶(yi)上，你(ni)知(zhi)道只要(yao)打開這(zhe)本(ben)筆記(ji)(ji)本(ben)，就(jiu)可(ke)(ke)以(yi)找到一切需要(yao)的(de)內容時，你(ni)就(jiu)可(ke)(ke)以(yi)更專注在手(shou)頭的(de)事務上面。

　　二、減少對工作的打斷(duan)

　　很多(duo)人為了(le)節省時間，都會(hui)讓自己進(jin)行“多(duo)任務(wu)工作”。比(bi)如像前文所說，同(tong)(tong)時開著一大堆網(wang)頁，這里(li)看(kan)一會(hui)，那里(li)看(kan)一會(hui)，做一下(xia)PPT，做一下(xia)EXCEL，以此(ci)來降低“我還有一項任務(wu)沒有開工”的焦慮感(gan)，讓自己沉(chen)浸在“所有任務(wu)都在同(tong)(tong)步進(jin)行”的美好感(gan)覺(jue)之中。

　　但(dan)是，這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表(biao)現。

　　記住一(yi)個最基本的(de)原則：人類的(de)大腦(nao)是(shi)沒法(fa)進行(xing)“多線程(cheng)處(chu)理”的(de)。人同一(yi)時間只(zhi)能聚焦(jiao)在一(yi)件事(shi)情上(shang)面。所謂的(de)“多任務(wu)工作”并不是(shi)真的(de)“同時進行(xing)”，而(er)是(shi)大腦(nao)不斷地(di)在這些不同的(de)事(shi)務(wu)之間打(da)斷和切換而(er)已。

　　也就是說(shuo)，當(dang)你(ni)(ni)以為(wei)“同時(shi)處(chu)理兩項(xiang)任(ren)務(wu)”時(shi)，實際上，你(ni)(ni)的大腦是這樣運作(zuo)的：進(jin)入(ru)(ru)A的工(gong)作(zuo)狀(zhuang)態(tai)-退出A的工(gong)作(zuo)狀(zhuang)態(tai)-進(jin)入(ru)(ru)B的工(gong)作(zuo)狀(zhuang)態(tai)-退出B的工(gong)作(zuo)狀(zhuang)態(tai)……循環往復(fu)。只是切換的時(shi)間太短，我們很難覺察到(dao)而已。

　　比(bi)如說，你(ni)(ni)寫一篇(pian)文章，先在腦子(zi)里構思(si)出(chu)幾個要點，這(zhe)時，一個新(xin)(xin)聞彈窗吸(xi)引了(le)你(ni)(ni)，你(ni)(ni)點擊打開(kai)，看完一篇(pian)新(xin)(xin)聞，再回(hui)過(guo)頭思(si)考剛才(cai)的文章，你(ni)(ni)還能立刻回(hui)憶起剛才(cai)構思(si)的結(jie)果么？恐怕不是那么簡單了(le)，因為它已經(jing)被我們(men)從“工作記憶”中清除了(le)出(chu)去(qu)，騰出(chu)空間(jian)來接受和(he)處理新(xin)(xin)的信(xin)息(xi)。你(ni)(ni)需要一段時間(jian)才(cai)能重(zhong)新(xin)(xin)把它找(zhao)回(hui)來。

　　而當我(wo)們反復打斷的時候，這些時間累積(ji)起來，其總量是相當可觀的。

　　所以，工作時，請專注在你手頭上正在處(chu)理的事情，至少保證半(ban)個小(xiao)時以內不(bu)要(yao)打(da)斷，不(bu)要(yao)同時處(chu)理任何其他的事情。

　　如果有任何突發性的(de)事(shi)務(wu)(wu)，比如要(yao)交一個報表、要(yao)回復一個郵件、回應一個同(tong)事(shi)……先用便簽紙(zhi)記(ji)下來(lai)，也不(bu)要(yao)超過10秒鐘，更不(bu)要(yao)打斷(duan)工作。直到(dao)原(yuan)來(lai)的(de)任務(wu)(wu)告(gao)一段落(luo)，或者你感(gan)到(dao)疲倦了，再休(xiu)息，按照便簽紙(zhi)上面的(de)內容去逐項(xiang)處理。

　　如果一定非打斷(duan)不可——比如突(tu)然(ran)有個會議要(yao)開，那(nei)就拿上便簽紙，先(xian)把剛才的(de)(de)工作進(jin)度和正在思考(kao)的(de)(de)內容，用關鍵詞(ci)的(de)(de)形式迅速(su)記下(xia)來，自(zi)己能看懂即可。當回到原先(xian)工作的(de)(de)時候，這(zhe)可以大(da)大(da)減少(shao)你進(jin)入狀態的(de)(de)時間。

　　三(san)、化(hua)整為零(ling)

　　生(sheng)活中的(de)碎片時(shi)間，比(bi)(bi)如乘車(che)、等電梯、吃飯、步行(xing)，等等，這些時(shi)間，大(da)家是怎么利用的(de)？我(wo)想，很(hen)多人都會選擇讀(du)書(shu)、看公(gong)眾(zhong)號，或者聽講座、公(gong)開課。這很(hen)對(dui)，當然也(ye)比(bi)(bi)發呆，什么也(ye)不干(gan)要好(hao)得多。

　　但是，這仍然不是最好的利(li)用方(fang)式。

　　為什么呢？因為絕大(da)多(duo)數有價值的(de)知識，并不是(shi)你在碎(sui)片時間里(li)可以掌(zhang)握的(de)。它(ta)們(men)往(wang)往(wang)很復雜，有著嚴(yan)格的(de)推理過程(cheng)和(he)思考邏(luo)輯，你要完全(quan)代入作者的(de)語境里(li)面，跟著他(ta)的(de)思路(lu)，分析他(ta)的(de)論證過程(cheng)，記住他(ta)的(de)結論。這個過程(cheng)，很多(duo)時候都(dou)沒法在碎(sui)片時間里(li)完成，它(ta)往(wang)往(wang)需要一整段的(de)大(da)塊時間。

　　實際上，在碎(sui)片(pian)時間里，你能學習到的，只是一些(xie)簡(jian)單的結論而已。它們(men)除了增(zeng)加(jia)一些(xie)談資之外，并沒(mei)有太(tai)大的價值。甚至還(huan)不一定是全面、嚴謹、正確的。

　　那么，對(dui)于(yu)碎片時間(jian)，最好的利用方(fang)式是(shi)(shi)什么呢？不是(shi)(shi)學習和吸收(shou)，而是(shi)(shi)思考。

　　一個行之有效的方法，是把工作、學(xue)習中(zhong)遇到的問題，分解成一個個更小的問題，然后把它們列成清單(dan)，隨身攜(xie)帶，利用碎片時間，進(jin)行思考和推導。在這個過程(cheng)中(zhong)，取得的任何進展和反饋，都記下(xia)來(lai)，便于下(xia)一次繼續進行思考。

　　比如，做一個PPT，你(ni)就可(ke)能(neng)會列出這(zhe)些問(wen)題：

• 　　整(zheng)個PPT的邏輯要(yao)怎么呈現？

• 　　每一(yi)部分分別用多(duo)少P來講？

• 　　背景分析需要考慮(lv)哪些因(yin)素(su)？

• 　　PEST每一點分別要怎(zen)么寫？

• 　　市場(chang)分析要怎(zen)么寫？

• 　　目(mu)標(biao)消(xiao)費(fei)者具有怎樣的特(te)點？

  　　……

　　

　　等等。

　　把這些問題做成清(qing)單，只要有空，就拿(na)出來思考(kao)，再及(ji)時(shi)(shi)把思考(kao)結果記(ji)下來。而不是(shi)等坐到辦公桌前才去思考(kao)。這就是(shi)把工作化(hua)整為(wei)零、逐(zhu)步攻克的最好方(fang)式(shi)(shi)，也(ye)是(shi)最能節省時(shi)(shi)間的方(fang)式(shi)(shi)。

　　生(sheng)活中，很多(duo)看起來很聰明的人，其實并不是真的比(bi)我們(men)聰明多(duo)少，而(er)是因為(wei)，他們(men)在生(sheng)活中的每(mei)一(yi)秒，在別(bie)人發呆、放(fang)空、渾(hun)渾(hun)噩噩的時(shi)(shi)候(hou)(hou)，都時(shi)(shi)刻在腦中對(dui)(dui)各(ge)種情形進行思考、推演、分析(xi)，對(dui)(dui)各(ge)種路徑和(he)結果(guo)早已爛熟于心。所(suo)以(yi)，當需要的時(shi)(shi)候(hou)(hou)，就能夠(gou)非常(chang)快速(su)地對(dui)(dui)各(ge)種情況進行判斷，作出最佳的決策(ce)。

　　（來源：L先生的貓作者(zhe)：Lachel)