這篇文章是寫給初入職場的新人看的，希望(wang)對(dui)大家(jia)有用。
熟悉我的人會(hui)知道，我先(xian)后做過公關、廣告、互(hu)聯網。這幾個行業(ye)，全都(dou)(dou)是(shi)以“忙”著(zhu)稱(cheng)的。忙到什(shen)么程度呢？打(da)開三四十個標簽(qian)頁，在五六個Office之間(jian)切換，吃午飯(fan)時也要(yao)對著(zhu)電(dian)腦，一(yi)天(tian)下來才發現自己一(yi)杯水(shui)都(dou)(dou)沒喝，都(dou)(dou)是(shi)家常便飯(fan)。
在這種(zhong)(zhong)環境(jing)下(xia)，像我這么懶的人(ren)，當然會想各種(zhong)(zhong)辦法來節省時間。
今天要分享(xiang)的，就是(shi)從實(shi)戰(zhan)中總結出來的，能確切可行節省工作和學(xue)習時間的一些小竅門。
一、建立專屬信息庫
我敢保證，你每(mei)天的(de)日常工作(zuo)和學習當(dang)中，一定(ding)有許多時間，浪費在(zai)來回搜尋(xun)信(xin)息上(shang)面。
什么信息呢？比(bi)如QQ里和(he)同(tong)事的(de)(de)某段對話、微信里面(mian)領導的(de)(de)一(yi)段要(yao)求(qiu)、郵件里面(mian)的(de)(de)一(yi)段文(wen)字、藏在多層路徑下面(mian)的(de)(de)某個文(wen)件……它們總是在你最(zui)緊急、最(zui)需要(yao)的(de)(de)時候藏起來，讓(rang)你花一(yi)番力氣(qi)去找。不(bu)但(dan)浪費時間，也常常影響(xiang)心(xin)情(qing)。
如果你經常有這(zhe)樣的困擾(rao)，那(nei)可以試(shi)試(shi)這(zhe)個(ge)方法：建立一(yi)個(ge)專屬的信息庫。
無(wu)論是聊天記(ji)錄、郵件內容，還(huan)是工作安排(pai)、項目反饋，抑(yi)或是突然產生的靈感，或者從網上看到的有價值的案例、知識，都可以(yi)往里面一丟，需要的時(shi)候(hou)，打開它，直接查找即可。
你可以(yi)用(yong)任何筆(bi)(bi)記軟件(jian)來建立這個信(xin)息庫。我的(de)建議是利(li)用(yong)Onenote或(huo)者印象筆(bi)(bi)記。當然，為知筆(bi)(bi)記、有道云筆(bi)(bi)記之類，也(ye)是可以(yi)的(de)。
在筆記(ji)(ji)軟(ruan)件里，按照你負責的項(xiang)目，新建(jian)一個筆記(ji)(ji)本。然后(hou)，所有(you)跟這個項(xiang)目相(xiang)關的一切信息，都可(ke)以放進這個筆記(ji)(ji)本，再(zai)起一個易于辨認的名字即可(ke)。
比如：你(ni)和同事討論一個原(yuan)型，他提了很多有意(yi)思的(de)看法。聊完之后，為了避免忘記(ji)，你(ni)就(jiu)可以直接把聊天記(ji)錄復制出(chu)來，在筆記(ji)本里(li)新建一頁筆記(ji)，命名(ming)為“06.19與XXX關于(yu)XX原(yuan)型第二版的(de)討論”即可。
或者，你(ni)(ni)是一名文案，那(nei)么，可以直接新建(jian)一頁筆記，把平(ping)時在網上搜(sou)集到的(de)案例放進(jin)去，再寫上來(lai)源和自己的(de)想(xiang)法。當你(ni)(ni)沒(mei)有靈感的(de)時候，打開(kai)看看，立(li)刻可以為你(ni)(ni)提供大量的(de)創(chuang)意參考(kao)。
更重要的(de)(de)(de)，可(ke)以把(ba)所(suo)有的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)流程(cheng)、規范，甚至是生活的(de)(de)(de)備忘錄(lu)都(dou)放進去。比如“5號電池在(zai)門(men)口第二個柜子里(li)”、“充電器在(zai)臥(wo)室書架下面的(de)(de)(de)箱子里(li)”、“身份(fen)證(zheng)在(zai)衣(yi)柜下面的(de)(de)(de)抽屜第二層”……平時或(huo)許感覺不(bu)到，但在(zai)急(ji)需的(de)(de)(de)時候，絕對可(ke)以為(wei)你節(jie)省大(da)量的(de)(de)(de)時間和精力(li)。
使用這(zhe)個方法，最(zui)(zui)重要的，是一(yi)(yi)定要堅持平時的積累(lei)和記錄。最(zui)(zui)好是設置(zhi)為開機啟動，配合相應的插件和快速啟動方式（比(bi)如(ru)印象筆記的“剪(jian)藏”、Onenote的“新(xin)建快速筆記”），務求第(di)一(yi)(yi)時間將信(xin)息記錄入筆記中。
為什么要匯總一(yi)個唯(wei)一(yi)的入口呢？因為，這樣不但可(ke)(ke)以(yi)(yi)減少記(ji)(ji)(ji)憶(yi)的難度，節省我們(men)的認知(zhi)(zhi)和(he)(he)記(ji)(ji)(ji)憶(yi)資源，而且可(ke)(ke)以(yi)(yi)使(shi)工作和(he)(he)學(xue)習變得簡潔高效：當(dang)你(ni)再也不用把精力(li)花在記(ji)(ji)(ji)憶(yi)上(shang)，你(ni)知(zhi)(zhi)道只要打(da)開這本筆記(ji)(ji)(ji)本，就可(ke)(ke)以(yi)(yi)找到一(yi)切需要的內(nei)容時，你(ni)就可(ke)(ke)以(yi)(yi)更專注(zhu)在手頭的事務上(shang)面。
二、減少對工(gong)作的打斷
很多(duo)人為(wei)了節省時間，都會讓(rang)自己進(jin)(jin)行“多(duo)任務(wu)(wu)工作”。比如像(xiang)前文所說，同時開著一(yi)大堆網頁，這里(li)看一(yi)會，那里(li)看一(yi)會，做(zuo)一(yi)下PPT，做(zuo)一(yi)下EXCEL，以(yi)此來降低“我還有一(yi)項任務(wu)(wu)沒(mei)有開工”的(de)焦慮感，讓(rang)自己沉浸在“所有任務(wu)(wu)都在同步進(jin)(jin)行”的(de)美好感覺(jue)之中。
但是，這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表現。
記(ji)住一(yi)個最基本的(de)原則：人類的(de)大(da)腦(nao)是沒法進行(xing)“多(duo)線程(cheng)處理(li)”的(de)。人同一(yi)時間(jian)只能聚焦在一(yi)件事情上面。所謂的(de)“多(duo)任務工作”并(bing)不(bu)是真的(de)“同時進行(xing)”，而是大(da)腦(nao)不(bu)斷(duan)地(di)在這些不(bu)同的(de)事務之間(jian)打斷(duan)和(he)切換而已。
也(ye)就(jiu)是說，當你以為“同時(shi)處(chu)理兩項(xiang)任務”時(shi)，實際上，你的(de)大腦是這(zhe)樣運作的(de)：進入A的(de)工(gong)(gong)(gong)作狀(zhuang)態-退(tui)出(chu)A的(de)工(gong)(gong)(gong)作狀(zhuang)態-進入B的(de)工(gong)(gong)(gong)作狀(zhuang)態-退(tui)出(chu)B的(de)工(gong)(gong)(gong)作狀(zhuang)態……循環往復。只是切換的(de)時(shi)間太(tai)短，我們很難覺察到而已(yi)。
比(bi)如說，你(ni)寫一篇文章(zhang)，先在腦子里構思(si)出幾個要(yao)點(dian)，這時，一個新聞(wen)彈窗吸引了你(ni)，你(ni)點(dian)擊打開，看(kan)完(wan)一篇新聞(wen)，再回(hui)過頭思(si)考剛(gang)才(cai)的文章(zhang)，你(ni)還能(neng)立刻回(hui)憶(yi)起(qi)剛(gang)才(cai)構思(si)的結果么？恐怕不是那么簡單了，因為它(ta)已(yi)經被我(wo)們從“工(gong)作(zuo)記憶(yi)”中(zhong)清(qing)除(chu)了出去(qu)，騰出空間來接受和處理新的信息。你(ni)需(xu)要(yao)一段時間才(cai)能(neng)重新把它(ta)找回(hui)來。
而當(dang)我們反(fan)復打斷(duan)的時(shi)候，這些時(shi)間累積起來(lai)，其總量是(shi)相當(dang)可(ke)觀的。
所以，工作時(shi)，請專注在你手頭上正(zheng)在處理(li)的(de)事情，至少保(bao)證半個小時(shi)以內不要打(da)斷，不要同時(shi)處理(li)任何(he)其他(ta)的(de)事情。
如果有任何突發性(xing)的事務(wu)(wu)，比如要(yao)交一(yi)個報表(biao)、要(yao)回復(fu)一(yi)個郵件、回應一(yi)個同事……先用便(bian)簽紙記下來(lai)，也不(bu)要(yao)超過(guo)10秒鐘，更不(bu)要(yao)打斷工作(zuo)。直(zhi)到原來(lai)的任務(wu)(wu)告一(yi)段落，或者你感到疲倦了，再休息，按(an)照便(bian)簽紙上面的內容去(qu)逐(zhu)項處理。
如果一定非打斷不可(ke)——比(bi)如突然有個會議要開，那就拿上便簽紙，先把剛(gang)才(cai)的(de)工(gong)(gong)作進(jin)度(du)和(he)正在思考的(de)內容，用關鍵詞的(de)形(xing)式迅速(su)記下來，自(zi)己能看懂即可(ke)。當回(hui)到原先工(gong)(gong)作的(de)時(shi)候，這可(ke)以大大減少你進(jin)入狀態的(de)時(shi)間。
三、化整為零(ling)
生活中(zhong)的(de)碎(sui)片(pian)時間，比如乘車(che)、等(deng)電梯、吃飯、步行，等(deng)等(deng)，這些(xie)時間，大家是怎么利用(yong)的(de)？我想，很多人都會選擇讀書、看公眾號，或(huo)者聽(ting)講座(zuo)、公開課。這很對，當然(ran)也比發呆，什么也不(bu)干(gan)要好得多。
但是，這仍然不是最好的利用方式。
為什么呢？因為絕大多數有價值的(de)(de)知(zhi)識，并不是你在(zai)碎片時(shi)間(jian)里(li)可(ke)以掌握(wo)的(de)(de)。它們往(wang)(wang)往(wang)(wang)很(hen)復雜，有著嚴格(ge)的(de)(de)推理過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)和(he)思考邏輯，你要(yao)完全代入作者的(de)(de)語境里(li)面，跟著他(ta)的(de)(de)思路，分析他(ta)的(de)(de)論證過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)，記住(zhu)他(ta)的(de)(de)結(jie)論。這(zhe)個過(guo)(guo)程(cheng)(cheng)，很(hen)多時(shi)候都沒法在(zai)碎片時(shi)間(jian)里(li)完成，它往(wang)(wang)往(wang)(wang)需要(yao)一整段(duan)的(de)(de)大塊(kuai)時(shi)間(jian)。
實際上(shang)，在(zai)碎片(pian)時間(jian)里，你能(neng)學習到的(de)(de)，只(zhi)是(shi)(shi)一(yi)些簡單的(de)(de)結論而已。它們(men)除了增加一(yi)些談資之外，并(bing)沒有太大的(de)(de)價值(zhi)。甚至還不一(yi)定是(shi)(shi)全面、嚴謹、正確的(de)(de)。
那(nei)么，對于碎(sui)片時間，最好的利用方(fang)式是(shi)什么呢？不是(shi)學習(xi)和吸收，而是(shi)思考(kao)。
一個(ge)行(xing)之有效的方法，是把工作、學習中遇到(dao)的問題，分解成(cheng)一個(ge)個(ge)更(geng)小的問題，然后把它(ta)們(men)列成(cheng)清單(dan)，隨身(shen)攜帶，利用碎片(pian)時(shi)間，進行(xing)思考和(he)推導。在(zai)這個過程中，取得的任何進(jin)展和反(fan)饋(kui)，都(dou)記下(xia)來，便于下(xia)一次繼(ji)續進(jin)行思考。
比如，做一個(ge)PPT，你就可(ke)能會列(lie)出這些問(wen)題(ti)：
等等。
把這些問(wen)題做成(cheng)清單，只要有空，就(jiu)拿出來(lai)思考(kao)(kao)，再及(ji)時把思考(kao)(kao)結果記下來(lai)。而不是(shi)等(deng)坐到辦公桌前才(cai)去(qu)思考(kao)(kao)。這就(jiu)是(shi)把工作(zuo)化整為零、逐步(bu)攻克的最好方(fang)式，也是(shi)最能(neng)節(jie)省時間的方(fang)式。
生活(huo)中，很(hen)多看(kan)起來很(hen)聰(cong)明(ming)的(de)人，其實(shi)并不是真(zhen)的(de)比我們(men)聰(cong)明(ming)多少，而是因為(wei)，他們(men)在生活(huo)中的(de)每一(yi)秒，在別人發(fa)呆、放空、渾渾噩噩的(de)時(shi)候，都時(shi)刻在腦中對各種(zhong)(zhong)情形(xing)進行(xing)思考、推演、分析，對各種(zhong)(zhong)路(lu)徑和結(jie)果早已爛熟于(yu)心。所以(yi)，當(dang)需要(yao)的(de)時(shi)候，就能夠非常快速地對各種(zhong)(zhong)情況進行(xing)判(pan)斷，作出最佳的(de)決策。
（來(lai)源：L先生的貓作者(zhe)：Lachel)
